Os 21 Erros mais comuns em Pregão Eletrônico - Parte 1
- Equipe Licite-se
- 3 de jan. de 2020
- 8 min de leitura
Atualizado: 4 de ago. de 2020
Como sabemos, existem diversas modalidades de licitação e os procedimentos podem variar a depender do tipo utilizado. Dentre elas, a modalidade de Pregão é a mais utilizada. Já falamos sobre isso no post "Licitações: Os números de 2019". O pregão é o procedimento escolhido em 46,72% das licitações realizadas em 2019. Esse indicador corresponde a 94,78% quando descartamos as dispensas e inexigibilidades, que não são licitações e sim ressalvas ao procedimento licitatório. Ou seja, a grande maioria dos procedimentos de licitação que ocorrem no país é realizado na modalidade Pregão.
Tamanho é o sucesso do Pregão que a Nova Lei de Licitações o dará destaque e excluirá outras modalidades que não fazem mais sentido aos dias atuais.
A forma eletrônica do Pregão é a mais utilizada em detrimento a forma presencial, inclusive porque é dada em lei como regra:
Em Decreto Recente, a forma Eletrônica passou a ser obrigatória para o Pregão e não apenas uma forma preferencial que se dava como regra, admitindo-se exceção justificada.
Dada relevância explica porque focamos esse tema em Pregão Eletrônico: Quais os principais erros cometidos pelos licitantes no âmbito do procedimento de Pregão Eletrônico?
Apesar ser uma das modalidades mais recentes, o Pregão existe desde 2002 (Lei 10.520) e sua forma eletrônica foi regulamentada em 2005 com o Decreto 5.450 (atualizado pelo Decreto 10.024). Mesmo diante de todo esse tempo ainda há muito desconhecimento sobre o procedimento e seus detalhes, que são importantes.
Muitas empresas, por falta de conhecimento ou de apoio especializado, acabam deixando de participar de algum processo ou mesmo perdem. Normalmente os erros são simples, são detalhes, mas o prejuízo é bem grande.
Portanto reunimos os 21 erros mais comuns em Pregão Eletrônico, dividido em 4 partes, para que sua empresa nunca passe por alguma dessas situações. Caso não tenha muita familiaridade com as etapas do pregão eletrônico recomendamos que veja a nossa Linha do Tempo do Pregão Eletrônico para entender melhor o que será dito abaixo.
Fique de Olho na Publicação do Edital
A empresa que decide participar de licitações deve acompanhar constantemente os canais de publicação dos editais e assim não perder alguma oportunidade, mas sobretudo para ter acesso o edital assim que for lançado.
Erro 1: Obter o Edital em cima da hora. Normalmente o prazo entre a publicação do Edital e a abertura da sessão pública é de 8 dias úteis. Muitos participantes não têm acesso ao Edital assim que ele é publicado e isso compromete o prazo para a realização de diversas ações necessárias.
Solução: Cadastre-se previamente em todos os sistemas de licitações, identifique adequadamente o ramo de atividade da sua empresa e assim receberá automaticamente os avisos de licitações direcionados ou, uma melhor solução, contrate alguma assessoria para que busque esses avisos pra você. A assessoria tem a vantagem de realizar buscas em sistemas que sua empresa não estiver cadastrada, além de fazer uma filtragem para te entregar realmente oportunidades na sua área de negócio. Os sistemas de licitações do governo e os sistemas de busca automática disponíveis no mercado não são tão bons no sentido de fazer uma entrega de resultados confiável. Geralmente vem muitos resultados que não importam e você perde muito tempo separando o que realmente interessa.
Análise do Edital
Escolheu algum processo para participar, a primeira providência é ler o Edital de forma bastante cuidadosa e detalhada. Ele é, em conjunto com a legislação, a regra do jogo. É no Edital e em seus anexos que se encontram as regras para a disputa da licitação, requisitos de habilitação, permissão para subcontratação e consórcio, requisitos de prova de conceito, vistoria, especificações do objeto, definição de prazos, condições para o fornecimento ou prestação do serviço, regras para aplicação de penalidades, Nível Mínimo de Serviço (NMS ou SLA - Service Level Agreement), obrigações da contratante e contratada, entre outras tantas definições.
Erro 2: Analisar o Edital superficialmente. Muitas empresas acreditam que a participação em licitações exige as mesmas coisas e focam apenas em observar a especificação do objeto para a formulação de preço da proposta. É certo que a maioria dos Editais possuem boa parte de suas regras padronizadas. Ou seja, entre uma licitação e outra, as regras não costumam mudar muito. Mas a diferença entre a vitória e a derrota na maior parte das vezes se dá nos detalhes.
Solução: A análise do Edital deve ser feita de forma minuciosa. Deve ser feito um check-list com todos os pontos importantes que devem ser observados, que vão muito além da preocupação em montar a proposta de preços. O destaque aqui vai para a análise dos documentos específicos necessários para a habilitação (conforme o "Erro 3" descrito abaixo) e para outras regras específicas, como por exemplo a exigência de uma Prova de Conceito, Vistoria, Amostra que muitas vezes são obrigatórias para a habilitação. A vistoria em alguns casos é exigida como requisito para a participação (fato que pode ser considerado ilegal, mas ainda existe). A prova de conceito e a amostra são utilizadas para testar o produto ou serviço a ser prestado, possuem regras específicas que precisam ser cumpridas e normalmente são utilizadas como requisito prévio de participação na licitação. Aqui estão presentes os principais pontos, mas existem muitos outros detalhes que precisam ser observados para garantir a participação efetiva na licitação e também para evitar surpresas em fase posterior a licitação, como a assinatura do contrato e eventuais regras contratuais. Existem consultorias que podem fazer esse trabalho pra você também, mas é importante realizar em conjunto, já que só você conhece a sua empresa, o preço do seu serviço ou produto e as especificações técnicas. Contratando uma consultoria elimina uma boa parte do trabalho.
Erro 3: Não providenciar documentos específicos. Como dito acima, muitas empresas acreditam que as regras contidas nos Editais não costumam mudar muito, então o participante já possui os documentos normalmente exigidos e não observa a exigência de documentos específicos. As vezes, quando observa tais exigências, já não há mais tempo de providenciá-los e acaba perdendo a licitação.
Solução: Essa é uma situação que também requer que o Edital seja obtido ainda no início da publicação do aviso de licitação (solução do Erro 1), pois o prazo entre essa publicação e a abertura da sessão pública é muito curto e cada dia é importante para providenciar documentos específicos num curto intervalo. Alguns desses documentos, apesar de não ser comum a sua exigência, pela dificuldade de tê-los, é importante que sejam providenciados previamente e colocados no "kit de documentos para licitações". Outros, pela especificidade, só podem realmente ser providenciados no caso concreto e não tem jeito, é correr para dar tempo. Dentre os documentos específicos que podemos destacar estão a carta de fabricante, declarações, registro em entidade de classe ou órgão fiscalizador, datasheets e licenciamentos. Outra regra específica que pode aparecer é o requisito de certificação da empresa ou de algum funcionário. Também é importante observar a qualificação técnica, onde geralmente há surpresas quando da apresentação de atestados de capacidade técnica.
Observância dos Prazos
Da leitura detalhada do Edital, um aspecto especialmente importante são as regras que definem os prazos. O edital e seus anexos trazem todas essas definições de prazos. Podemos citar os prazos para questionamentos e impugnações, envio da proposta inicial, vistoria, prova de conceito, amostra, envio de proposta atualizada e documentos de habilitação, intenção de recursos, envio de razões e contrarrazões recursais. Ainda podemos citar os prazos para ações que ocorrerão depois da licitação, mas que já são definidas no Edital: prazo para assinatura do contrato, início da prestação de serviço ou fornecimento, ordens de serviço, transições e assunções contratuais, faturamento e pagamento, pedido de reequilíbrio contratual, entre tantos outros. É muito importante estar atento aos prazos.
Erro 4: Inobservância de prazo. Muitas empresas participantes perdem a licitação ou se prejudicam pelo erro de não observar algum prazo definido. Terminam não cumprindo determinada obrigação ou tentam cumprir fora do prazo e normalmente não há perdão para descumprimento desse tipo de regra.
Solução: Fazer uma leitura minuciosa do Edital (solução do Erro 2) e montar um cronograma com todos os prazos. Um fator importante para esse cronograma é que normalmente o prazo inicia a partir de algum Ato do pregoeiro ou autoridade e isso deve ser colocado também no cronograma. Observar se o prazo é em dias úteis também é muito importante. Normalmente quando o prazo é em dias úteis, é escrito explicitamente que é em dias úteis, do contrário, se tiver apenas escrito o número de dias, trata-se de dias corridos. Ainda nessa questão de dias úteis é necessário prestar atenção nos feriados. Os feriados são aqueles que funcionam na cidade onde se encontra o setor de protocolo do órgão licitante, valendo os feriados nacionais, estaduais e municipais. Por fim, a licitante deve prestar atenção na contagem do prazo, conforme o "Erro 5" a seguir.
Erro 5: Equívoco na contagem de prazo. Esse erro é muito comum. A licitante conhece o prazo, até providenciou o necessário, mas não cumpre o prazo por falha na contagem.
Solução: É muito importante conhecer a regra de contagem de prazo. Quando o prazo é contado a partir de uma ocorrência ou data pra frente, exclui o primeiro dia, conta o prazo pra frente incluindo o último dia de forma integral. Do mesmo jeito, de forma contrária ocorre quando o prazo parte de uma ocorrência ou data para trás: exclui o primeiro dia, conta o prazo pra trás, incluindo o último dia de forma integral. Essa regra é para prazo em dias. Se o prazo for em horas, a contagem é geralmente contínua, observando as horas úteis ou corridas (úteis tem que ser colocado de forma explícita e vale a regra de horário de funcionamento, feriados e finais de semana), conforme estabelecido. Se o prazo for em semanas ou meses (o que é muito incomum) a contagem é sempre corrida, sendo a semana definida em 7 dias e o mês definido em 30 dias, salvo disposição em contrário e explícita. Vamos ver o exemplo a seguir:
Na imagem acima, temos um exemplo onde a Publicação do Aviso de Licitação ocorreu no dia 16 de dezembro de 2019. No Edital, o prazo para a abertura da sessão pública é de 8 dias úteis. Para contar o prazo, excluímos o dia da publicação e passamos a contar no dia 17 os 8 dias úteis. Considerando que o dia 25 é feriado (portanto não é dia útil), a Data da Abertura da Sessão Pública será o dia 27 de dezembro de 2019. Esse é um exemplo de contagem de prazo "pra frente" em dias úteis. Nesse mesmo exemplo, temos uma contagem de prazo "pra trás": O edital designou que o prazo para realizar questionamentos e impugnações é de 2 dias úteis que antecedem à data de abertura da sessão pública. Considerando que a data da abertura é o dia 27 e considerando que o dia 25 é feriado (dia não útil), começamos a contagem excluindo o dia inicial, que é o dia 27, contamos "pra trás" dois dias úteis. Logo a data limite para enviar Questionamento e Impugnações é o dia 24 de dezembro de 2019.
Caso queira utilizar nossa planilha de Cálculo de Prazo (em Dias), acesse o link e faça o download.
Tem um outro ponto importante a ser observado com relação a prazo. Trata-se do horário de funcionamento do setor, órgão ou protocolo. Normalmente o horário de funcionamento é o "comercial". Mas em alguns casos, o órgão possui um horário diferenciado ou mais curto, e algumas vezes ocorre eventos que diminuem o horário convencional. Quando isso ocorrer, deve ser formalizado através de alguma publicação. No exemplo acima, poderia ter sido determinado que o dia 24 fosse meio expediente, funcionando até às 12h, em razão do feriado de Natal. Sendo assim, a entrega de Impugnações e Questionamentos ocorrerá até esse horário.
Esse artigo continua com as partes 2, 3 e 4. Ainda serão abordados muitos erros comuns em procedimentos de Pregão Eletrônico nos temas sobre impugnações e questionamentos, proposta inicial, disputa de lances, proposta atualizada, documentos de habilitação, entre outros. Acesse:
A Licite-se é uma consultoria especializada em Licitações que atua em Pernambuco.
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