Os 21 Erros mais comuns em Pregão Eletrônico - Parte 2

Essa é a segunda parte do artigo "Os 21 erros mais comuns em Pregão Eletrônico". Para ver a primeira parte, acesse:

• Os 21 erros mais comuns em Pregão Eletrônico - Parte 1

Conforme dito introdutoriamente resolvemos fazer esse artigo mostrando os principais erros que ocorrem especificamente em Pregão Eletrônico já que essa é a modalidade de licitação que ocorre em mais de 90% das vezes, sendo, portanto, a principal forma de licitar atualmente. Tanto que a Nova Lei de Licitações virá dando pleno destaque ao Pregão, excluindo outras modalidades.

Partindo para os erros, esse post trará mais um conjunto de suma importância para as empresas que participam ou que querem participar de licitações. São erros geralmente simples mas que são "fatais". Muitas empresas perdem licitações por falta de conhecimento ou de apoio especializado de uma consultoria.

Portanto vamos para a Parte 2 dos 21 erros mais comuns em Pregão Eletrônico, onde falaremos dos temas de Impugnação e Questionamentos e da Proposta Inicial. Mas antes, não deixe de ver a nossa Linha do Tempo do Pregão Eletrônico para entender melhor o que será dito abaixo.

Impugnações e Questionamentos

Fase importante no procedimento licitatório, o prazo para apresentação de impugnações e questionamentos ocorre geralmente entre a publicação do aviso de licitação e a data da abertura da sessão pública, com alguma antecipação dessa última. Os questionamentos são perguntas formuladas pelos interessados à equipe de licitação com o objetivo de esclarecimento de algum ponto duvidoso do Edital e de seus anexos. As impugnações servem como uma espécie de recurso contra alguma disposição contida do Edital e seus anexos, por conter vícios de legalidade. Então vamos aos erros que ocorrem nessa fase.

Erro 6: Deixar de tirar todas as dúvidas. Muitas empresas participantes passam pelo período sem esclarecer dúvidas, contando com alguma interpretação que possa ter dado ao texto ou mesmo deixando para saná-las em momento posterior, informalmente ou em sede de recursos. Trata-se de comportamento não aconselhável que pode colocar em risco a vitória na licitação.

Solução: Feita a leitura detalhada do Edital é importante que o participante esclareça qualquer dúvida que possa existir. Principalmente quando o tema é documentação, se a licitante não esclarecer as dúvidas, corre o risco de não ter tempo de providenciar algum documento específico. Mas também podem existir dúvidas acerca de exigências técnicas do objeto a ser contratado, sobre qualificação técnica e qualificação econômico-financeira, sobre especificação do objeto, sobre regras de cumprimento de nível mínimo de serviço, entre outros temas.

Os riscos vão além: é possível colocar um preço superior ao estabelecido ou manifestamente inexequível, ou deixar de participar em virtude de algum requisito de habilitação e uma infinidade de possibilidades que podem causar a inabilitação da empresa.

Como já se sabe, qualquer erro mínimo pode tirar a empresa da disputa. É muito arriscado também deixar para "brigar" pela dúvida existente no Edital através de recurso, pois o pregoeiro pode alegar que a regra não era dúbia e que a empresa agiu por negligência ao não utilizar o instrumento de questionamento.

O questionamento também pode ser utilizado para "modificar" o Edital, como estratégia do participante já que as respostas fazem parte do Edital e, diante de um cenário de dúvida, a pergunta bem feita pode virar uma regra que favorece a participante. Fica essa dica também.

Erro 7: Deixar de impugnar o Edital quando cabível. Muitos licitantes por falta de conhecimento ou assessoria não encontram cabimento para impugnação o que é perfeitamente compreensível já que é necessário um conhecimento jurídico pra isso. No entanto, há casos de flagrante ilegalidade que é do conhecimento da empresa participante mas que por opção é deixado de lado ou para um momento posterior. Com isso, deixam de disputar uma licitação por não conseguir cumprir determinada especificação ou participam e perdem em momento de aferição da proposta ou habilitação.

Solução: Investir em conhecimento, em pessoal ou assessoria para analisar o Edital de forma analítica/jurídica afim de garantir a legalidade e a efetiva participação na licitação, impugnando o Edital sempre que for cabível. A impugnação requer um conhecimento especializado, pois sua natureza é jurídico-administrativa. É como se fosse um recurso administrativo que é interpelado contra o Edital que se encontra em vício de legalidade. Trata-se de um instrumento fundamental para a plena participação da empresa já que, na maior parte das vezes a motivação da impugnação é a limitação da competitividade por conter regra (sem justificativa) que impede a participação da empresa.

Proposta Inicial

A proposta inicial é a inscrição da empresa em uma licitação específica. O cadastro no sistema de licitações é prévio e é apenas um requisito para a participação. Mas somente com o envio da proposta inicial é que, de fato, a empresa indica que quer disputar determinada licitação. Mais uma vez, é necessário ler no Edital (solução do Erro 2) quais são os requisitos necessário para o envio da proposta inicial, que muitas vezes possuem detalhes que passam desapercebidos. Vejamos os erros mais comuns.

Erro 8: Perder o prazo de registro da proposta inicial. Mais uma vez, esse erro é decorrente da leitura não imediata (solução do Erro 1) ou não detalhada do Edital (solução do Erro 2). A licitante, em geral, costuma deixar para registrar sua proposta inicial na última hora possível.

Solução: A proposta inicial deve ser registrada com bastante antecedência à data limite, pois é comum haver erros na sua formulação e, com esse tempo extra, é possível corrigi-la. Alem de garantir a participação, já que proposta registrada fora do prazo retira a "inscrição" da empresa na licitação, não é incomum ter que corrigir um valor que foi colocado como global e deveria ser unitário, ou um valor com 2 casas decimais e deveria ser com 3, entre outros problemas, como vemos nos tópicos a seguir.

Aproveitando e repetindo, é muito comum a proposta inicial ser registrada como valor global em vez de unitário. Quase sempre os sistemas de licitações estão configurados para receber o valor unitário de cada item da licitação e fazem a multiplicação para o valor global de cada item, e depois, a soma para o valor global da licitação ou do lote. Portanto é importante observar o Edital já que ele deverá informar qual preço deve ser registrado, evitando assim que, ao colocar o valor global onde deveria ser unitário, o sistema multiplique pela quantidade e dê um valor absurdamente superior ao estimado (ver mais detalhes no Erro 10).

Vale lembrar que após o Decreto 10.024, os documentos de habilitação serão enviados juntamente à proposta inicial no pregão eletrônico (em âmbito federal) e não no momento da convocação do vencedor como de costume.

Erro 9: Identificar a empresa na proposta inicial. Esse erro é comum em licitações que exigem o envio de proposta anexada. A licitante termina enviando uma proposta em papel timbrado ou que, de alguma forma, identifique a empresa. Isso é vedado pela lei de licitações já que a proposta inicial deve ser sigilosa e não deve ter identificação.

Solução: No pregão eletrônico, aliás, o nome da empresa só aparecerá quando for finalizada a disputa de preços e montada a lista de classificação. Portanto qualquer identificação antes disso resulta em imediata desclassificação. No entanto na maioria dos sistemas de pregão eletrônico, o envio da proposta inicial é apenas um valor ou valores que são registrados em campos, não sendo exigência o envio de anexos, mas é importante prestar atenção caso seja necessário enviar tal anexo. O correto, caso seja necessário, é enviar um arquivo contendo uma planilha de preços sem identificação alguma da empresa.

É importante deixar claro pra vocês que essa regra é para a proposta inicial, que não se confunde com a proposta atualizada, essa que será enviada junto aos documentos de habilitação posteriormente. A proposta atualizada deve ser identificada e em papel timbrado.

Erro 10: Proposta inicial com preço acima ou muito abaixo do estimado. Trata-se de erro que acontece sempre. A empresa participante envia o preço na proposta inicial superior ao estimado ou muito abaixo desse. Muitas vezes esse erro decorre da inobservância da definição de valor estimado, ou de erro de cálculo em colocar valor global ao invés de unitário, ou mesmo por desconhecimento ou falta de assessoria sobre a lei de licitações. O resultado é a desclassificação da empresa na licitação.

Solução: Em primeiro lugar é fundamental conhecer qual o preço estimado da licitação. A regra é simples: coloque exatamente esse preço que não haverá erro. Lembrando de colocar o valor unitário caso seja esse que o Edital está exigindo.

O valor estimado é normalmente definido como preço máximo que o órgão irá pagar para aquele produto ou serviço. Logo, qualquer valor acima disso será desclassificado. Em algumas comissões de licitação há o entendimento de acatar a proposta inicial superior ao preço estimado apenas para que a empresa participe da disputa de lances e quando essa proposta inicial se tornar o primeiro lance da disputa, esse será invalidado por ser superior ao estimado. Esse entendimento é muito moderno e respeita o princípio da competitividade já que não tira da disputa um concorrente por um erro formal.

Mas não podemos contar com a sorte de errar justamente perante uma comissão que tenha esse entendimento. É melhor colocar uma valor igual ou inferior ao estimado para garantir.

Falando em inferior, quando o valor é muito abaixo do estimado pode ser considerado inexequível, ou seja, o valor posto não pode custear o serviço ou produto e mais uma vez a lei de licitações proíbe. Claro que isso é uma avaliação subjetiva, mas pode acontecer do pregoeiro desclassificar de pronto a proposta inicial da empresa que for considerada inexequível. Mais uma vez vale a regra de colocar exatamente o valor definido como estimado e iniciada a disputa, faça seus lances e coloque o valor que considere justo, observada a disputa.

Esse artigo continua com as partes 3 e 4. Ainda serão abordados muitos erros comuns em procedimentos de Pregão Eletrônico nos temas sobre disputa de lances, proposta atualizada, documentos de habilitação, entre outros. Acesse:

• Os 21 Erros mais comuns em Pregão Eletrônico - Parte 3

• Os 21 Erros mais comuns em Pregão Eletrônico - Parte 4

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