Os 21 Erros mais comuns em Pregão Eletrônico

Essa é a terceira parte do artigo "Os 21 erros mais comuns em Pregão Eletrônico". Para ver as primeiras partes, acesse:

Se você começou a ver o artigo a partir desse post número 3 é importante saber o porque dessa lista de erros especificamente do procedimento de Pregão Eletrônico. A resposta é bem objetiva. O pregão Eletrônico é a principal modalidade de licitação atualmente, respondendo por mais de 90% dos processos.

Tamanha é a sua relevância que a Nova Lei de Licitações coloca o Pregão Eletrônico em destaque, excluindo outras modalidades subutilizadas atualmente.

Hoje trazemos a sequencia de erros que ocorrem na disputa de lances, talvez a fase mais estratégica pras empresas que disputam licitações. Como já dito antes, os erros são tolos mas podem fazer com que a licitante perca a licitação por falta de conhecimento ou de assessoria especializada. Então vamos para a Parte 3 dos 21 erros mais comuns em Pregão Eletrônico. Mas precisamos recomendar que veja desde já a nossa Linha do Tempo do Pregão Eletrônico para entender melhor o que será dito abaixo.

Disputa de Lances

Aberta a sessão pública após alguns procedimentos será iniciada a disputa de lances ou disputa de preços. Para algumas empresas essa é a etapa mais estratégica pois o objetivo aqui é vencer a disputa com o MAIOR preço possível, afinal quanto maior o preço, maior é o lucro. Porém, em sendo uma disputa, haverá concorrentes para ofertar preços mais baixos e, com isso, a sua classificação vai ficando cada vez mais baixa. Abaixo trazemos os erros mais comuns dessa etapa.

Erro 11: Não ter uma estratégia. É comum as empresas disputarem os preços sem nenhuma estratégia previamente montada pra isso. Esse comportamento pode ser decisivo para a má classificação e consequente derrota na licitação.

Solução: É importante (mais uma vez) ler atentamente o que é dito no Edital, observando as regras acerca da disputa de lances. Muitas licitações trazem regras específicas sobre preço máximo e preço inexequível ou preço mínimo (já falamos sobre isso no Erro 10). É fundamental saber quais são os limites globais dos lances. Qual é o maior preço que posso colocar? Qual o menor preço que posso colocar? Sabendo esses limites sua empresa não será desclassificada.

Obviamente o preço máximo só interessa ao lance inicial (que geralmente é o valor da proposta inicial) já que, com o decorrer da disputa, os preços tendem a cair.

Já o preço mínimo pode ser uma armadilha. Afinal, o objetivo da Administração Pública não é contratar com o menor valor possível? A resposta é "Não" ou "Nem Sempre". O objetivo, na verdade, é contratar a MELHOR OFERTA e essa não é necessariamente o menor preço. A melhor oferta é a que atende aos requisitos mínimos com o menor preço. Acontece que as vezes um preço muito baixo é considerado inexequível - ou seja, que não pode ser executado - em virtude de algum entendimento subjetivo dos organizadores da licitação.

Com esse entendimento, a Contratante visa não ter problemas durante a execução do contrato pelo descumprimento do objeto por parte da Contratada. Em resumo: é importante saber se há definição de critérios para preço inexequível ou se há definição de preço mínimo, ambas, no Edital.

Outro ponto. O edital pode definir a quantidade de casas decimais do preço. Isso é muito importante já que em alguns objetos o preço unitário é muito baixo e a disputa pode ocorrer em casas decimais ou inferiores.

Também pode ser previsto no Edital qual é o lance mínimo. Essa definição visa diminuir o tempo de disputa colocando um valor mínimo de lance. Por exemplo: se ficou definido que o lance mínimo será de R$100,00 e o último lance da empresa foi de R$1.000,00, o próximo lance tem que ser inferior a R$900,00.

Lembrando que em Pregões Eletrônicos, a empresa que está disputando deve sempre dar um lance inferior ao próprio lance dado. Ou seja, não importa os lances dos adversários, sua empresa deve dar um lance inferior ao que já deu anteriormente. Logo essa regra de lance mínimo, em geral, vale para o último lance dado pela própria empresa, não o último lance dado por qualquer empresa. Mas isso deve estar escrito no Edital também.

Outra regra que costuma ser definida em Editais é o critério de julgamento. Normalmente em Pregões Eletrônicos o critério de julgamento é o de menor preço. Ou seja, a classificação será dada em ordem de menor preço. Mas é fundamental saber se é menor preço por item, por lote ou global. Isso gera muitas dúvidas aos licitantes.

Aqui vai uma explicação rápida: O item é a menor fração do produto ou serviço. O global é o total dos itens. O lote é um agrupamento de itens. Portanto se o critério de julgamento for menor preço por item, significa que as disputas serão item a item. Se for menor preço por lote, as disputas serão pelo valor total de cada lote. Se for menor preço global significa que haverá somente uma disputa de preços na licitação e que será pelo valor global de todos os produtos ou serviços.

Por fim é muito importante conhecer qual é o tipo de encerramento da disputa de lances. Essa regra deverá estar escrita no Edital. No Pregão Eletrônico não há um botão para que o pregoeiro finalize a disputa imediatamente. Essa medida é para evitar que ele favoreça alguma empresa que deu um lance e a disputa foi imediatamente finalizada. No Pregão Presencial não existe essa possibilidade já que os lances são dados em sequência de participantes e só é finalizado quando todos eles não quiserem oferecer mais lances. Mas não estamos falando de Pregão Presencial e sim de Eletrônico.

Então, já que o Pregoeiro não tem esse botão de finalizar, ele tem outro botão que inicia uma fase de Auto Encerramento. Uma vez iniciada essa fase, o sistema irá automaticamente encerrar a disputa obedecendo algum critério previamente definido. Normalmente esse critério é um tempo aleatório que o sistema sorteia no momento para encerrar e ninguém sabe exatamente qual é esse tempo, só se sabe que ele tem uma delimitação (em alguns sistemas de 0 a 30 minutos). Mas podem existir outras formas de encerramento como, por exemplo, a prorrogação automática de tempo.

É importante saber qual é a forma de encerramento, critério de julgamento, lance mínimo, quantidade de casas decimais, critérios para preço inexequível e definições de preço mínimo. Conheça todas essas regras e monte uma estratégia para os seu lances.

NOTA: a redação acima sobre encerramento é utilizada nos pregões eletrônicos estaduais, municipais e de empresas estatais (em alguns casos). É ainda a regra prevista na legislação geral sobre licitações. No entanto essas regras podem mudar em virtude da Nova Lei de Licitações que está em discussão e, com o mais recente decreto de pregão eletrônico (decreto 10.024), as licitações nessa modalidade que ocorrerem em âmbito federal deverão obedecer as novas regras de envio de lances: Aberto - 10 minutos de disputa e o encerramento será de 2 minutos, salvo se houve oferta de algum lance, onde haverão sucessivas prorrogações de mais 2 minutos; Aberto e Fechado - 15 minutos de disputa, até 10 minutos de encerramento aleatório e lance final para o melhor colocado e os demais que ofertaram preço superior em até 10% deste. Porém a dica vale para esses casos: é necessário observar o que estiver escrito no Edital e montar uma estratégia

Erro 12: Dar todos os lances na etapa inicial da disputa. Alguns licitantes calculam previamente o menor valor com que conseguem prestar o serviço ou fornecer o produto solicitado e oferecem lances muito próximos desse valor já no início da disputa ou ao longo da etapa inicial. Essa estratégia pode custar uma má classificação para a sua empresa.

Solução: A dica aqui é observar o comportamento das concorrentes. É comum que na etapa de auto encerramento a disputa fique bastante acirrada, com muitos lances sendo depositados, portanto recomendamos que guarde alguns dos seus lances para essa etapa com a finalidade de ter ainda "munição" pra gastar e não ver a sua classificação, que era boa, cair radicalmente. A premissa, claro, é vencer a disputa com o maior preço possível, mas lembre-se sempre da concorrência. O ideal é segurar a oferta da lances, acompanhando os lances dos concorrentes, tentando se manter entre os primeiros colocados, mas guardando alguns lances finais para a etapa de auto encerramento.

NOTA: com o decreto 10.024, as pregões eletrônicos federais serão regidos pelas formas de envio de lances "Aberto" e "Aberto e Fechado" que possuem especificidades. Os estados e municípios ainda usam as regras anteriores. De qualquer forma a dica dada é a mesma: é necessário guardar lances para as demais etapas da disputa.

Erro 13: Guardar todos os lances para a etapa de auto encerramento. Esse erro parece contradizer o anterior, mas não é bem assim. Há alguns participantes que, sabendo que haverá uma disputa mais acirrada na etapa de auto encerramento, guarda todos os lances pra o final. Essa estratégia, junto com a anterior, pode custar a derrota na licitação, pois pode não haver tempo suficiente para colocar o preço suficientemente competitivo.

Solução: Esse erro confunde muito a cabeça do participante, sobretudo quando vem um blog e diz que ele deve guardar lances para a etapa de auto encerramento e, em seguida, esse mesmo blog fala que ele não deve guardar todos os lances para essa mesma etapa. Explico: Como dito anteriormente, o participante deve guardar ALGUNS lances para a etapa de auto encerramento, mas não TODOS os lances. É necessário dar lances na etapa inicial da disputa e na etapa de auto encerramento também!

Pra quem está acostumado com o dia-a-dia das licitações de pregão eletrônico é muito comum observar determinado competidor que dá nenhum ou alguns lances "tímidos" (não competitivos) na etapa inicial, mesmo que passe horas. Quando o pregoeiro inicia o auto encerramento vem uma enorme quantidade de lances e o competidor (do exemplo) não consegue acompanhar a evolução e, fatidicamente, o tempo termina não deixando chance para que ele consiga uma boa classificação.

É fundamental que o participante garanta uma boa posição ainda na fase inicial da disputa, guardando alguns lances para a fase de auto encerramento. Com essa dica, as chances do licitante garantir uma boa posição de classificação, mesmo que o auto encerramento seja muito curto é alta. Caso o tempo de auto enceramento seja mais longo, o participante terá como ainda dar alguns lances na expectativa de manter-se em boa classificação.

Erro 14: Oferecer lance com valor abaixo do que consegue realizar o objeto. Não é raro o participante oferecer lance tão baixo que não consegue cumprir as exigências do Edital. Com esse erro é muito provável que a comissão de licita,ão entenda ser um preço inexequível e desclassifique a licitante ou que a licitante vença a licitação e tenha graves problemas durante a execução contratual, passível de penalidades de multa e até impedimento de licitar, sem falar em ações judiciais de reparação de danos e obrigação de fazer.

Solução: Esse erro parece ser muito infantil, mas acontece em diversas oportunidades. A mais comum é quando um determinado participante está competindo preço com um concorrente e o vê colocando um valor abaixo do preço mínimo calculado por ele (o participante). Ora, se o meu concorrente consegue fazer por esse preço, eu consigo também, não é? Errado.

A primeira coisa que o participante deve fazer ao disputar uma licitação é calcular exatamente o seu custo e lucro e obter qual é o valor mínimo que ele pode fazer naquele serviço ou no fornecimento do produto. Em posse desse valor, não pode jamais oferecer lance inferior a ele, sob pena de perder a licitação ou sofrer penalidades durante a execução contratual.

Quando a comissão entende que possivelmente o valor é inexequível, provavelmente vai pedir uma comprovação à participante. No exemplo dado acima, a participante não vai conseguir explicar adequadamente já que o valor estará abaixo do calculado em sua planilha de custo.

Outra situação que pode acontecer é a participante nem ter realizado o estudo de custeio, o que é inadmissível.

Mas nem sempre a boa-fé reside no âmbito das licitações. Algumas empresas participam de determinada licitação apenas para conduzir o preço para baixo, sabendo que irão perder quando convocadas a prestar a documentação. Qual a razão disso? Diversas. Pode ser para ocasionar uma paralisação no processo para análise de preço inexequível, pode ser para tentar atrair os desavisados a colocar um preço muito baixo e, esses, serem desclassificados para um concorrente abaixo da classificação ser convocado. Enfim, são inúmeras as hipóteses e confesso que não conheço todas elas. Mas também não importa a razão. A minha dica é que não seja atraído por ofertas irreais de lances. Coloque o seu lance justo, dentro do seu custo. Provavelmente os primeiros colocados serão desclassificados e você será convocado como vencedor da disputa.

Esse artigo continua com a última parte (4). Ainda serão abordados muitos erros comuns em procedimentos de Pregão Eletrônico nos temas sobre proposta atualizada, documentos de habilitação, entre outros. Acesse:

Os 21 Erros mais comuns em Pregão Eletrônico - Parte 4

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Os 21 Erros mais comuns em Pregão Eletrônico - Parte 3

Disputa de Lances

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