Os 21 Erros mais comuns em Pregão Eletrônico - Parte 4
- Equipe Licite-se
- 2 de fev. de 2020
- 9 min de leitura
Atualizado: 20 de ago. de 2020
Essa é a última parte do artigo "Os 21 erros mais comuns em Pregão Eletrônico". Para ver as primeiras partes, acesse:
Essa compilação de artigos foi direcionada ao procedimento de Pregão Eletrônico pois, de acordo com os dados das licitações de 2019, é a modalidade de licitação mais utilizada no país. Sua importância é tamanha que a Nova Lei de Licitações traz o Pregão como destaque e exclui outras modalidades da lei 8666/93 uma vez que não fazem mais sentido nos dias atuais.
Nessa quarta (e última) parte trazemos mais uma coleção de erros muito comuns que ocorrem na proposta atualizada, documentos de habilitação e no acompanhamento até o fim do processo. Se você não conhece muito bem as etapas do processo licitatório, recomendamos que confira nossa Linha do Tempo do Pregão Eletrônico para entender melhor o que será dito abaixo.
Proposta Atualizada e Documentos de Habilitação
Venceu a disputa de preços, hora de enviar a documentação para análise (ou provavelmente já tenha enviado por conta do Decreto 10.024). Muito cuidado. A maior parte das empresas que perdem licitações, erram nessa etapa. É necessário prestar muito bem atenção no que o Edital pede e entregar a documentação em perfeitas condições. Cada detalhe errado pode justificar uma inabilitação ou desclassificação. A questão é tão delicada que, na dúvida, é melhor entregar documentos a mais do que o contrário.
Erro 15: Deixar para última hora os documentos comuns. Esse erro, há quem diga, é inerente dos Brasileiros. Não gosto de ver sob esse prisma. Trata-se de empresas que não conseguiram chegar num nível profissional em sua atividade empresarial e em participação de licitações. Os documentos exigidos em licitações são, em verdade, documentos exigíveis de qualquer empresa que funciona normalmente pelas regras brasileiras.
Trata-se de documentos que comprovam regularidade da empresa quanto aos tributos e obrigações legais, documentos que comprovam a existência da pessoa jurídica, documentos que comprovam a boa saúde financeira e a capacidade de exercer a atividade fim a que se propõe a empresa.
Ou seja, no fim, o que a contratante quer é se assegurar que a contratada está REGULAR em sua atividade e que não cometerá falhas na prestação do serviço ou fornecimento, seja por incapacidade, seja por má saúde financeira. Portanto se a empresa se preocupa com sua situação de regularidade, sua saúde financeira e sua capacidade técnica e operacional, não deveria se preocupar com isso, não é?
Bom, a resposta é talvez. A questão é que o Brasil tem muitas regras, muita burocracia imposta as empresas. Sempre acontece de ter um problema num tributo, uma falha de informação de algum órgão regulador, a falta de uma autorização de algum órgão de controle, a falta de um registro em algum órgão de entidade. ENFIM! É o custo Brasil. E, por isso, acontece com alguma frequência da empresa estar com alguma pendência nessas documentações.
Solução: Em primeiro lugar, é importante providenciar toda a regularidade da empresa. Muitos empresários exercem suas atividades com algum ponto de irregularidade ou informalidade. No mercado privado essas características nem sempre são cobradas, mas no mercado público sempre serão exigidas. Importante o credenciamento e regularidade em entidades de classe, a formalização dos profissionais que atuam na empresa, a conformidade das finanças da empresa com todos os instrumentos contábeis e registro na junta comercial, entre outras documentações exigidas por lei.
Em segundo lugar, a empresa que quer participar de licitações deve verificar periodicamente a documentação que mais é pedida. Essa analise prévia e periódica é fundamental pois quando algum edital é lançado nem sempre dá tempo de arrumar alguma coisa que ficou pendente. Ou seja, quando um edital é publicado, o participante já está com toda documentação levantada, correta e sem pendências. Esse é o objetivo!
No entanto, algumas licitações pedem um ou outro documento mais específico. Esses devem ser providenciados de forma imediata em conjunto com a Leitura do Edital (Solução do Erro 3). Ao longo do tempo, o licitante vai observar que determinados documentos específicos são sempre ou quase sempre solicitados em licitações por conta do ramo de atividade da empresa ou por especificidades ou exigências legais do objeto que costuma disputar. Se isso for observado, a dica é tratar esse documento específico como documento comum e dar a mesma tratativa descrita acima.
Erro 16: Assinaturas faltando ou sem poder para representação. Esse erro acontece quando ocorre a entrega de documentos emitidos ou de autoria da empresa licitante. Algumas empresas são inabilitadas ou desclassificadas por conta de documentação que faltava assinatura ou que tinha assinatura que não possuía poder de representar a empresa.
Solução: Todos os documentos exigidos em licitações precisam ter VALIDADE JURÍDICA. O que isso quer dizer? Precisam ser originais ou cópias autenticadas (mais detalhes no Erro 17). Quando se trata de documentos emitidos pela própria licitante, a validade é dada através de assinatura. A propósito, o edital geralmente fala como deve ser apresentado o documento, as vezes pede papel timbrado, pede certas características ou informações que o documento deve possuir, ou as vezes traz um modelo documento em anexo. É importante ler o Edital.
Pois bem, como dito acima, documentos que são originários do próprio licitante precisam ser assinados para que possuam validade jurídica. Mas não é qualquer pessoa que pode assinar, é necessário que a pessoa que assine tenha poder de representar a empresa afinal o documento é da empresa, é da pessoa jurídica. De uma forma geral, o representante da empresa é o proprietário dela, mas também a pessoa que ele determinar que tenha poderes para isso. É aí que entra a figura da procuração. Esse documento é que demonstra a vontade do dono da empresa de que determinada pessoa pode fazer atos em nome da empresa.
Mas não é só a procuração que transfere esse poder. Isso pode estar descrito em outros documentos, como por exemplo no contrato social. O importante é que seja demonstrado que a pessoa que assinou tenha poderes de representação da empresa, caso contrário a assinatura não terá nenhuma validade.
Antes de passar ao próximo erro, vem um última dica: Quando se tratar de documentos entregues de forma eletrônica, ou seja, através de algum arquivo enviado por e-mail, ou através de site, ou mídias eletrônicas (pen drive, cd, dvd) a regra é a mesma. É necessário ter uma assinatura válida. Não adianta imprimir, assinar e digitalizar o impresso assinado. Isso tem validade de cópia simples. É necessário assinar digitalmente através de algum mecanismo do próprio sistema de licitações (através de login e senha) ou através de um certificado digital. Esse tema será abordado em um post específico.
Erro 17: Documentos não originais ou cópia autenticada. Esse erro, por mais tolo que possa parecer ainda ocorre muito. Quando são entregues os documentos, alguns passam despercebidos e são depositadas cópias simples ao invés de documentos originais ou cópias autenticadas. O resultado já se sabe: inabilitação ou desclassificação.
Solução: Ainda dentro da questão de validade jurídica, os documentos que serão entregues, quando não são de autoria da própria licitante (como abordado no Erro 16) precisam ser originais ou cópias autenticadas. Aí temos dois tipos de documentos:
Aqueles que são emitidos através da Internet - possuem autenticação eletrônica e por isso o seu valor é de original.
Aqueles que são emitidos por algum órgão e entregue em meio físico (papel) - são entregues os originais à empresa. Porém dificilmente a empresa entregará a sua única via original ou irá gastar muito dinheiro pra tirar uma segunda via original para entregar numa licitação. Esse caso é típico de cópia autenticada em cartório.
Falando em cópia autenticada em cartório, alguns editais trazem a opção de autenticação de cópia pela própria equipe de licitações. Basta entregar a cópia junto com o original que será dada a autenticação de forma gratuita. Imagina quanto dinheiro pode ser economizado com isso? Vamos ler o Edital!
Para finalizar, caso os documentos sejam entregues de forma eletrônica, a dica é semelhante a dada no erro anterior. Digitalizar documento em papel (mesmo que esteja assinado) tem validade jurídica de cópia simples. Nesse caso, o sistema de licitações poderá ter uma forma de autenticar o documento digitalizado através de login e senha. Caso não seja possível isso, é possível autenticar um documento eletrônico no próprio cartório. Você leva o documento original, que será digitalizado no próprio cartório e será autenticado com certificado digital. Mas iremos falar sobre esse tema específico em outro post.
Erro 18: Documentos não legíveis ou incompreensíveis. Também é um erro comum. Dentre os documentos entregues, alguns não estão legíveis, geralmente por alguma falha no processo de cópia. Ou alguns dos documentos possuem uma redação confusa de forma que não seja possível entendê-los. Documentos que não estão legíveis ou que sua redação está prejudicada ao ponto de não ser possível entendê-los dificulta bastante a chance da licitante ser habilitada. Possivelmente, o pregoeiro deverá promover alguma diligência afim de sanar esse problema, mas em alguns casos, sobretudo se houver interpretação diversa do objetivo do documento, pode acontecer uma inabilitação ou rejeição da proposta ou mesmo uma aceitação equivocada.
Solução: Aqui a solução é ter atenção nos documentos a serem entregues. Observar todas as páginas que foram copiadas afim de verificar se passou alguma ilegível. Verificar a redação de documentos para que estejam claros e objetivos.
Uma dica é que quando o edital traz alguma redação para alguma declaração, quando a licitante for produzir o documento copie integralmente esse texto. Isso evita alguma interpretação equivocada por parte da equipe de licitações. Essa dica também serve para o detalhamento dos serviços na proposta. É prudente colocar exatamente a redação do termo de referência, por exemplo.
Erro 19: Falta de garantia de entrega. Trata-se de um erro muito importante. Em algumas situações, é realizada a entrega dos documentos de habilitação e proposta atualizada e em momento posterior a equipe de licitação alega que não foi entregue no todo ou em parte. A não entrega é associada a inabilitação ou desclassificação.
Solução: É muito importante que a licitante tenha alguma garantia DE que foi entregue e DO que foi entregue. Ou seja, algum documento que comprove que foi feito a entrega e quais documentos foram entregues.
Num sistema eletrônico essa garantia é dada pelo próprio software. A licitante faz o upload dos arquivos e verifica que todos eles estão lá. A dica aqui é tirar um print da tela caso não exista algum protocolo de entrega. Se for entregue através de e-mail é importante uma confirmação de recebimento e salvar esse e-mail como comprovação da entrega. O mesmo vale para fax.
Quando a entrega é feita de forma presencial é importante pedir alguma assinatura de quem recebeu, com data, hora e relação simplificada dos documentos que foram entregues. Caso a entrega seja feita pelos correios é importante contratar o rastreamento e/ou o aviso de recebimento. Mais uma vez vale a dica de observar o horário limite da entrega (solução do erro 5).
O importante é ter algum recibo ou prova de que os documentos foram entregues e assim evitar que apareçam alegações contrárias.
NOTA: Com o decreto 10.024, no pregão eletrônico os documentos de habilitação devem ser entregues no momento da proposta inicial e não na convocação do vencedor temporário. Porém as dicas dadas aqui são as mesmas, só muda o momento da entrega.
Acompanhe até o Fim
É obrigação de todo licitante acompanhar o processo licitatório até o final, mesmo que não tenha uma boa classificação. Tem muito ainda a acontecer e, acredite, ainda há chance de ser vencedor.
Erro 20: Perder, ignorar o andamento, depois ser chamado e não saber. Esse é um erro que infelizmente acontece bastante. Determinado participante se prepara, inicia e perde a disputa. Fica numa posição de terceiro ou quarto colocado na lista de classificação e deixa de participar do restante do processo, acreditando já ter perdido definitivamente. Porém não é incomum de acontecer dos primeiros colocados serem inabilitados ou desclassificados e da equipe de licitações convocar os próximos colocados da lista de classificação. A empresa que deixou de acompanhar o processo pode perder a convocação e consequentemente perder o processo.
Solução: a solução é obviamente acompanhar a licitação até a sua homologação. Em alguns casos, a equipe de licitações deve procurar vários meios de convocar a empresa, mas o normal é fazer a comunicação pelo sistema ou por e-mail e é preciso estar atento para não perder os prazos.
Erro 21: Perder, ignorar o andamento e deixar de entrar com recurso/medida judicial.... Esse erro é próximo do erro anterior. Ocorre com a empresa que ficou em terceiro ou quarto colocação, mas também ocorre com a empresa que ficou em primeira posição e foi inabilitada ou desclassificada. Acontece o decurso do processo e perde a oportunidade de entrar com recursos ou medidas judiciais. Perde a chance de vencer um processo licitatório.
Solução: A solução, como no erro anterior, é acompanhar a licitação até o final. Muita coisa pode ser feita. Caso sua empresa tenha sido classificada em terceiro ou quarto lugar, é possível entrar com recursos ou medidas judiciais no intuito de derrubar a decisão de habilitação. Caso sua empresa tenha sido inabilitada, as medidas possíveis são com o objetivo de derrubar essa decisão de inabilitação. Uma boa assessoria ou consultoria de licitações pode ajudar nessa questão. A experiência faz com que seja visto algum ponto passível de recurso e no final o resultado pode mudar para o seu lado.
Aprenda com os Erros
PLUS: ainda assim, caso tenha cometido algum desses 21 erros ou outros, aprenda, parta pra outra licitação e não erre mais. O primeiro erro, na verdade é participar de uma licitação despreparado ou sem auxílio especializado de uma consultoria. São muitos detalhes pra saber. É preciso investir em pessoal qualificado, treinamentos, atualização ou investir numa terceirização que já faz tudo isso pra você. Mas o primeiro passo você já deu: veio até esse artigo buscando informações. Quanto mais conhecimento acumular, mais chances tem de vencer licitações.
Uma boa fonte de informações é ler processos licitatórios já realizados. Lá tem informações sobre como flui o processo, os passos que são feitos, recursos, decisões, posicionamentos, referências a leis e jusrisprudências, etc. Do ponto de vista comercial também é uma boa fonte de informações sobre preços oferecidos, concorrência, interesse da administração sobre determinados serviços ou produtos, etc.
Prepare-se, saia na frente da concorrência. Vença!
E assim terminamos a nossa coleção de 21 erros comuns em Procedimentos de Pregão Eletrônico. Esperamos que, com o aprendizado, você e sua empresa não caiam nesses erros e façam sucesso em suas licitações!
Convidamos você a comentar os nossos posts: dê a sua opinião, sugira algum erro que você conheça e que não foi listado na nossa coleção. Até o próximo artigo!
A Licite-se é uma consultoria especializada em Licitações que atua em Pernambuco.
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